Guía completa para entender el employee journey

Dicen que la felicidad no está en el destino sino en el camino que nos conduce hasta él. Y es que la vida no es otra cosa que un viaje. Un viaje con diferentes etapas, con sus dificultades, sus desafíos y sus satisfacciones.

Trasladado al mundo del trabajo, la relación entre empleado y empleador sigue esa misma dinámica. Es un trayecto que comienza ya en el momento en que respondemos a una oferta de trabajo (o puede que antes) y que va más allá del día en que nos desvinculamos de la misma. A ese viaje lo llamamos employee journey.

¿Qué es el employee journey?

El concepto de employee journey – también conocido como viaje del empleado o ciclo del empleado – se refiere al recorrido que hace un trabajador durante todo su periodo de permanencia en una empresa. Se trata de espacio temporal, pero, sobre todo, emocional que recoge todas las vivencias, interacciones, situaciones, sensaciones y momentos de la verdad que experimenta ese empleado a lo largo de ese viaje, y que, como toda buena aventura, está repleto de altos y bajos.

Como sucede con otros muchos conceptos de los Recursos Humanos, el employee journey es un concepto inspirado– algunos dirán que “robado”– en el marketing. Concretamente, el customer journey o viaje del cliente. Éste hace referencia a todos aquellos momentos de relación de un cliente con una marca y sus productos a lo largo del tiempo, vivencias que ayudan a crear un determinado apego emocional –positivo, negativo o neutro–, y que abarcan, entre otros hitos, la atención del vendedor, el acto de compra en sí o las interacciones con el servicio de posventa.

En teoría, el employee journey empieza durante el proceso de reclutamiento y selección y acaba en el de desvinculación. Sin embargo, las empresas que saben trabajar bien ese viaje del empleado, son capaces de extender esa relación más allá de esos límites.

Beneficios de cuidar el employee journey

Un estudio de la Society for HR Management (SHRM) concluye que el 69% de los empleados que viven de forma positiva su onboarding, o proceso de incorporación a la empresa, tienen mayores probabilidades de permanecer en ella al menos tres años. Es solo un ejemplo de cómo cuidar el ciclo del empleado, en cualquiera de sus fases, aporta beneficios muy significativos para las empresas. Entre ellos:

• Mayor poder de fidelización. Las compañías que saben diseñar un buen viaje del empleado para sus trabajadores se caracterizan por tener bajos índices de rotación. Y este puede ser el motivo Nº 1 para que las empresas adopten un employee journey, ya que cada baja evitada ahorra tiempo, dinero y recursos en selección, formación y adaptación.

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• Mejor clima. El ambiente laboral y las relaciones con jefes y compañeros también ganan en calidad cuando las diferentes etapas de ese viaje son vividas sin sobresaltos y de acuerdo a las expectativas de los empleados.
• Mayor compromiso. El nivel de compromiso con el propósito y objetivos de la compañía y la productividad, se ven reforzados gracias a un viaje del empleado satisfactorio.
• Mejor employer branding. Por último, el employee journey tiene un efecto directo en la marca del empleador. De hecho, ambos conceptos se retroalimentan y configuran un círculo virtuoso del que se benefician tanto la organización como los propios empleados.
• Menosestrés de las nuevas incorporaciones. Cuando alguien empieza en un nuevo trabajo, una de las cosas que más estresan es no tener ni idea de qué se espera de él o por dónde empezar. Tener un mapa claro de su recorrido en la empresa no solo da más tranquilidad a los nuevos empleados sino también les dice en qué punto del camino está.
• Más estructura y tranquilidad para Recursos Humanos. un employee journey bien definido no solo ayuda al empleado, también le hace la vida mucho más fácil a Recursos Humanos. Permite estandarizar procesos, anticiparse a posibles fricciones y dar respuestas más rápidas y personalizadas en cada etapa. Además, facilita el seguimiento del desarrollo de cada persona, ayuda a detectar puntos de fuga y mejora la toma de decisiones. En resumen: menos improvisación, más claridad y fluidez en el trabajo.

Etapas del employee journey

Un esquema tipo del viaje del empleado podría constar de las siguientes etapas.

1. Conocimiento previo y atracción. Como adelantábamos antes, las empresas que trabajan bien esta faceta son capaces de plantar la semilla de su marca empleadora mucho antes de que el futuro trabajador considere siquiera la posibilidad de trabajar en ellas. Y algunas empresas son capaces de hacerlo inclusoantes de que ese potencial candidato tenga edad legal para trabajar. ¿Cómo lo logran? Con una potente estrategia de employer branding que transmite el valor de trabajar en la empresa a esas personas, cuando todavía están en su etapa estudiantil.
2. Reclutamiento. Es la fase en la que el empleado ve una oferta laboral de su interés y decide aplicar a la misma. La experiencia de ese proceso es especial porque se trata del primer contacto real con la compañía. Incluye la experiencia digital de envío de la candidatura, la agilidad del proceso, su complejidad o la proactividad de la empresa a la hora de proporcionar feedback.
3. Selección. Llegamos a otro momento delicado: el de las entrevistas de selección. Éstas pueden ser presenciales o virtuales, y en ellas los candidatos no son los únicos evaluados; también los entrevistadores están siendo objeto de una valoración crítica y, a través de ellos, la empresa a la que representan.
4. Onboarding. Una vez el candidato ha sido elegido, llega el momento de la incorporación y de dar sus primeros pasos en la compañía, ya como empleado de pleno derecho. Este es uno de los momentos de más impacto dentro de la trayectoria del empleado. Un momento lleno de ilusión, pero también de dudas y temores que la empresa necesita suavizar para el nuevo empleado. El acompañamiento de mandos y compañeros es clave durante esta fase. Un onboarding bien hecho también garantiza que los nuevos se adapten más rápido. Eso significa menos días “perdidos” y más rapidez en aportar valor. Además, puede ser la clave para un recorrido exitoso dentro de la organización.
5. Desarrollo profesional y formación continua. Más que una fase localizada, se trata de un continuo que se prolonga a lo largo de todo el recorrido del trabajador en la organización y que resulta clave para aumentar su satisfacción y fidelidad. El profesional que entra en una empresa no puede (ni quiere) ser el mismo que salga de ella. Necesita sentir que progresa, que aprende, que mejora. Y necesita sentir que su empleador se preocupa por ese desarrollo y le brinda las herramientas necesarias para lograrlo.
6. Reconocimiento y bienestar. Para emprender un viaje, uno debe estar motivado, retado a hacer mejor y sobre todo, estar bien y feliz. Es también tarea de las empresas buscar diferentes modos de proporcionar esto a los empleados. Cuidar a los empleados con actividades físicas, soporte emocional y/o psicológico, proporcionar una buena conciliación familiar, premiar e incentivar por logros y etapas superadas son algunos de los medios para mantener altos sus niveles de motivación y compromiso. También es recomendable desarrollar un plan de reconocimiento estratégico para reforzar la motivación y los resultados individuales.
7. Desvinculación. La salida es otro de esos momentos de la verdad en los que una empresa se la juega. Un momento inevitable que puede ser duro, triste, conflictivo o alegre, pero que, sea como sea, la compañía necesita saber gestionar adecuadamente. Y no solo por las personas que salen, sino también por las que se quedan y se fijan en el modo en que se ha marchado ese compañero/a. En el caso de las salidas voluntarias, una entrevista de salida es fundamental para mejorar y tratar de identificar posibles problemas.
8. Alumni. Las mejores empresas cuidan a sus empleados incluso cuando ya no lo son. Porque saben que estos pueden seguir actuando como valiosos embajadores en el exterior de esa marca con la que un día estuvieron vinculados. Cuidar ese networking, propiciando encuentros y colaboraciones formales o informales con los antiguos trabajadores, es una excelente forma de mantener ese vínculo.

Diferencias por tipo de empresa

La tipología de empresa influye en el ciclo del empleado. Posiblemente será más estructurado, medido y procedimentado en la gran empresa. En estas, tiene la ventaja de que el empleado siempre sabe a qué atenerse ante las diferentes situaciones y cuenta con un itinerario trazado a lo largo de las diferentes etapas. Por lo general, la gran empresa también dispone de mayores recursos para dotar a ese viaje de los elementos que permitan mejorar la experiencia.

Por su parte, en las empresas más pequeñas el acompañamiento suele ser más cercano y personal, lo que permite actuar más directamente y con mayor efectividad sobre posibles desviaciones o conflictos.

Diferencias por tipo de trabajo

El viaje del empleado puede verse muy distinto también según el tipo de trabajo que haga. No es lo mismo estar en una oficina frente a una pantalla, que estar en una fábrica, un almacén o en la calle, moviéndose todo el día.

Quienes trabajan en entornos más operativos suelen tener horarios más rígidos, menos acceso a herramientas digitales y puede ser mucho más difícil la comunicación con estos trabajadores. A veces, ni siquiera tienen correo corporativo. En cambio, en trabajos más administrativos o de oficina, hay más flexibilidad, reuniones constantes, plataformas de feedback y programas de desarrollo personal. Sin duda sus departamentos de recursos humanos de empresas tienen que considerar un variación en el employee journey de estos dos perfiles de empleados.

Desde el COVID-19 el trabajo remoto empezó a ser una modalidad de trabajo muy extendida. Igual que las empresas tuvieron que adaptarse en muchas cosas para este nuevo formato de trabajo, también tienen que considerar el impacto en el employee journey. El teletrabajo obliga a apoyar mucho más esa relación en las aplicaciones digitales y a cuidar de manera muy especial la comunicación. Aplicaciones amigables, fáciles de usar y que faciliten la vida a los empleados son un plus muy valioso para mejorar ese viaje del teletrabajador.

Cómo mejorar el employee journey

Más allá de los grandes momentos de la trayectoria del empleado, hay muchas formas de mejorar su día a día mientras está en la empresa. Te contamos algunas:

• Comunicación. Una comunicación fluida, bidireccional y transparente es la mejor forma de asegurar que ese viaje es satisfactorio. Y, si no lo es, de detectar posibles problemas y proponer soluciones. Las herramientas de comunicación interna pueden ser una excelente fórmula para lograrla.
• Encuestas de satisfacción. Si queremos saber cómo está siendo el viaje de nuestros empleados, lo mejor que podemos hacer es preguntárselo directamente. Una encuesta de satisfacción no solo nos dará la temperatura del clima organizacional, sino que nos ayudará a identificar posibles incidencias y problemas latentes para tratar de encontrar soluciones.
• Programas de beneficios. Un programa de beneficios de empleados personalizado para la empresa ayuda a mejorar la experiencia del trabajador, pudiendo traer momentos de asociación positiva siempre que el empleado disfrute de descuentos y ventajas en sus compras del día a día, cuando viaje con la familia, pagando menos por todo, simplemente por ser parte de la empresa. Así es como la experiencia del empleado gana otra proporción y extrapola la relación directa con la empresa.
• Reconocimiento entre iguales: como hablamos antes, las relaciones entre compañeros es vital en el ciclo de vida del empleado, y el reconocimiento entre iguales tiene un poder increíble. No solo refuerza los comportamientos positivos, sino que crea un ambiente de confianza, cercanía y colaboración. Cuando las personas se sienten valoradas por sus propios compañeros, aumenta su motivación, el sentido de pertenencia y el compromiso con el equipo. Es un gesto simple, pero con un impacto profundo en cada etapa del recorrido profesional dentro de la empresa.

Cómo medir la calidad del employee journey

Definir el employee journey es solo el primer paso. Para que sea realmente útil y evolucionar con él, hay que medir su impacto. ¿La buena noticia? Hay una serie de indicadores clave (KPIs) que pueden ayudarte a entender qué está funcionando, qué no, y dónde actuar para mejorar cada etapa. Aquí te dejamos algunos de los más relevantes:

Atracción y reclutamiento

• Tiempo de cobertura de vacantes: ¿Cuánto tardas en cerrar un proceso? Este KPI tendrá relevancia siempre que este tiempo no esté condicionado a razones internas de la empresa, como cambios de perfil, procesos lentos de validación o indefiniciones del puesto.
• Coste por contratación: ¿Cuánto te cuesta captar a un nuevo empleado? Este KPI tiene más impacto en casos en que la posición buscada no sea de un perfil muy específico y escaso en el mercado, que naturalmente, tendrá un coste superior a un perfil más común.
• Calidad de la contratación: ¿Qué rendimiento tienen las nuevas incorporaciones al cabo de 3 o 6 meses? Evaluar esta métrica permite saber si el proceso de selección ha sido acertado y si el perfil contratado encaja con el puesto y la cultura de la empresa.

Onboarding

• Nivel de satisfacción del onboarding: Se mide normalmente a través de encuestas enviadas tras el primer mes o al finalizar el proceso de integración.
• Tasa de abandono temprano: ¿Cuántas personas se marchan durante los primeros 3-6 meses? Las entrevistas de Offboarding, o de Salida del empleado, pueden dar muchas indicaciones para descubrir en qué ha fallado la integración inicial.

Desarrollo y desempeño

• Participación en programas de formación: ¿Qué porcentaje accede a oportunidades de aprendizaje? Una baja participación puede reflejar falta de interés, escasa comunicación o barreras de acceso.
• Evaluaciones de desempeño: ¿Cómo evoluciona el rendimiento individual a lo largo del tiempo? Este indicador permite detectar mejoras, estancamientos o necesidades de apoyo adicional, y vincular directamente el desarrollo con los resultados individuales y de equipo

Clima, bienestar y engagement

• eNPS (Employee Net Promoter Score): ¿Recomendarían trabajar en tu empresa? Es una métrica sencilla pero poderosa para entender el nivel de satisfacción general y la lealtad emocional hacia la organización.
• Tasa de participación en encuestas internas: Un buen termómetro de implicación. Una baja participación puede ser señal de desinterés, desconfianza o fatiga. Una alta participación, en cambio, indica compromiso y voluntad de contribuir a la mejora.

Reconocimiento y relaciones

• Interacciones de reconocimiento entre compañeros: ¿Se valoran públicamente los logros y esfuerzos? Este KPI ayuda a medir la cultura de colaboración y aprecio dentro de los equipos, y su impacto directo en el engagement.
• Participación en actividades de equipo o bienestar: ¿Qué tan involucrados están? La participación en dinámicas de equipo, eventos o acciones de bienestar refleja el nivel de conexión emocional y sentido de pertenencia.

Salida y desvinculación

• Tasa de rotación voluntaria: ¿Cuántos se van por decisión propia? Una rotación alta puede ser síntoma de problemas internos como falta de crecimiento, mal ambiente o desajuste cultural.
• Motivos de salida: ¿Qué dicen las personas al dejar la empresa? Las entrevistas de salida bien hechas permiten recopilar información clave para detectar patrones, corregir errores y ajustar estrategias de retención.
• Porcentaje de boomerangs (ex-empleados que vuelven): Un buen indicador de una experiencia positiva. Este KPI es una señal muy clara de que, pese a su salida, la experiencia fue positiva. Una buena gestión del offboarding puede aumentar este número.

Employee Journey vs Employee Experience

Aunque muchas veces se usan como sinónimos, el employee journey y el employee experience no son lo mismo. Están conectados, sí, pero cumplen funciones distintas dentro de la estrategia de personas.

Como ya dijimos, el employee journey es el mapa del camino que recorre una persona dentro de la empresa, por otro lado, el employee experience es lo que esa persona siente y vive mientras transita ese recorrido. Es la percepción emocional que tiene sobre su día a día en la empresa: si se siente valorada, si tiene autonomía, si hay buen ambiente, si recibe reconocimiento, si puede crecer… en resumen, si le compensa quedarse.

Un journey bien diseñado —con hitos claros, oportunidades reales de crecimiento y una comunicación constante— ayuda a construir una experiencia más positiva y coherente. Pero cuidado: tener el mapa no garantiza una buena experiencia. Lo importante es cómo se vive cada etapa, no solo que esté planificada.

Por eso, la clave está en alinear ambos conceptos: que el viaje tenga sentido, y que la experiencia merezca la pena.

Cuidar el viaje es transformar la experiencia

El employee journey no es solo un concepto bonito para presentaciones de Recursos Humanos: es una herramienta estratégica que, bien trabajada, puede marcar la diferencia entre una empresa donde la gente simplemente trabaja… y otra donde realmente quiere estar.

Diseñar y acompañar ese viaje con intención permite no solo mejorar la experiencia del empleado, sino también impactar en la productividad, la fidelización y la marca empleadora. Y lo mejor de todo: no se trata de grandes gestos, sino de cuidar cada detalle en los momentos que importan.

Porque al final, las personas no recuerdan cada día de su paso por una empresa, pero sí cómo se sintieron en momentos clave. Y ahí es donde el employee journey se convierte en una oportunidad única: para escuchar, acompañar, reconocer y construir relaciones laborales más humanas, más sólidas y más sostenibles.